Ben jij iemand die goed overzicht kan houden, niet terugdeinst voor complex agendabeheer, adviseert, graag bijeenkomsten organiseert en makkelijk en snel schakelt tussen verschillende onderwerpen? En heb jij recente relevante werkervaring in een soortgelijke functie? De Veluwse Onderwijsgroep zoekt een directiesecretaresse.
Wat ga je doen?
Als directiesecretaresse ben jij het eerste aanspreekpunt en de beheerder van de agenda van de sectordirecteur voortgezet onderwijs. Je biedt secretariële, organisatorische en administratieve ondersteuning. Dankzij jou kan de sectordirecteur werkzaamheden efficiënt en effectief uitvoeren. Je adviseert en denkt mee en bent proactief.
Je houdt van organiseren en coördineert de zeer complexe agenda van de directeur. Jij zorgt ervoor dat bijeenkomsten en overleggen goed zijn voorbereid en zorgt voor verslaglegging hiervan. Het maken van managementoverzichten en het schrijven van reglementen, notities en memo’s is iets waar jij je hand niet voor om draait. Ook zul je regelmatig overleggen voorzitten. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor diverse andere administratieve zaken. Denk aan dossierbeheer, registraties en archiveren.
Verder adviseer je de directeur, gevraagd en ongevraagd, door met hem mee te denken, verwerking van zijn e-mail en door proactief werk op te pakken dat je ziet liggen. Jouw werkzaamheden zijn sectorbreed en sectoroverstijgend en je ondersteunt bij diverse strategische processen binnen de organisatie. Met jouw positieve energie, discretie en talent voor prioriteiten stellen in de werkzaamheden, overzie jij telkens wat nodig is om de directeur optimaal te ondersteunen.
Per mail, teams of telefoon benaderen collega’s of externen jou met verschillende vragen en jij helpt ze verder op weg. Je bewaakt de voortgang en kwaliteit van de werkzaamheden.
Passen wij bij elkaar?
Wij zoeken een collega die het als uitdaging ziet om de directeur zo optimaal mogelijk te ondersteunen. Je bent zelfstandig en praktisch ingesteld en hebt een proactieve werkhouding. Je hebt kennis van diverse wet- en regelgeving en weet dit op de juiste manier te interpreteren en verwerken. Daarnaast beschik je over een goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift. Je bent in het bezit van aantoonbare hbo werk- en denkniveau. Alle onderdelen van MS Office (inclusief SharePoint) beheers je goed. Discretie is voor jou vanzelfsprekend, maar samenwerken ook!
Hier ga je werken: het bestuursbureau
Als directiesecretaresse van de sectordirecteur voortgezet onderwijs ga jij deel uitmaken van het bestuursbureau: een team dat bestaat uit het bestuurssecretariaat met 4 directiesecretaresses, beleids- en kwaliteitsadviseurs onder leiding van de bestuurssecretaris. Elke directiesecretaresse heeft haar eigen werkgebied, maar er wordt nauw samengewerkt en bij afwezigheid vervangen jullie elkaar.
Voor de algemene ondersteuning kent de Veluwse Onderwijsgroep, naast het bestuursbureau, een servicebureau (totaal circa 80 collega’s). In het servicebureau zijn de teams Financiën, HR, ICT, Huisvesting en Facilitair, Communicatie en Inkoop ondergebracht. Medewerkers van het bestuurs- en servicebureau zorgen ervoor dat de collega's op de scholen zich vooral kunnen richten op het primaire proces en het verzorgen van goed onderwijs én het bestuur en directie effectief en efficiënt kan sturen. Het bestuurs- en servicebureau draagt bij aan het onderwijs door vanuit overzicht en verbinding de ondersteunende, adviserende en monitorende processen vorm te geven.
Waar je straks bij hoort: de Veluwse Onderwijsgroep
Als medewerker van de Veluwse Onderwijsgroep ben je onderdeel van een onderwijsnetwerk van 27 scholen en een service- en bestuursbureau, waar ongeveer 2.000 collega's dezelfde passie delen: het beste onderwijs bieden aan onze ruim 13.000 leerlingen in Apeldoorn en nabije omgeving. Met scholen voor voortgezet onderwijs (11) en (speciaal) basisonderwijs (16), unieke onderwijsconcepten, een talentpool en verschillende denominaties (katholiek, openbaar, christelijk), hebben we veel smaken in huis. Onze 27 scholen en het service- en bestuursbureau hebben elk een eigen identiteit, kracht en uitdagingen waaraan jij vanuit jouw expertise je steentje kan bijdragen.
Wij bieden:
Enthousiast?
Solliciteer! We zijn benieuwd naar jouw reactie en je motivatie. We hopen deze mooie plek per 1 december 2024 of uiterlijk 1 januari 2025 te kunnen invullen.
De vacature staat open tot en met 10 november 2024. De eerste gespreksronde staat gepland op maandagochtend 18 november. Mocht je de vervolgprocedure ingaan, dan volgt er een tweede gesprek op donderdagmiddag 21 november. Wacht niet te lang met reageren, want zodra de juiste kandidaat en wij elkaar hebben gevonden sluiten we de vacature.
Heb je nog vragen? Neem dan contact op met Sabine Christopoulos, bestuurssecretaris, via 06- 57117896 of s.christopoulos@veluwseonderwijsgroep.nl
Deze vacature staat gelijktijdig intern en extern uit. Bij gelijke geschiktheid heeft de interne kandidaat voorrang.
Ben je een collega van de Veluwse Onderwijsgroep en wil je solliciteren? Ga dan via SharePoint naar de tegel vacatures.
Acquisitie wordt niet op prijs gesteld, maar delen in je netwerk wel!